Knowledge法人パソコンのレンタル・リース・購入の違いは？！メリット、デメリットも詳しく解説
コロナによるテレワークなどは落ち着きを見せていますが、WEB会議・商談などは広く定着してきており、パソコンが業務において必須アイテムであることは変わりません。
パソコンは安価ではないものの、消耗品の為定期的な入替をすることや、採用により増加したスタッフへの貸与のために必要になったりします。
多くの企業におけるパソコンの導入には、これまで購入やリース契約が選ばれていました。
一方で、従来からの半導体不足の影響、ウクライナ情勢や円安などにより仕入価格の高騰が続いており、パソコン価格も上昇していること、また、サブスクリプションサービスの拡充により、月額制・定額制の支払いを好まれる企業様も増加しています。
それに併せ、会計基準の変更によりリースによる恩恵が少なくなっており、パソコンもレンタルを活用して導入される企業様が増えています。
そこで、本日は法人がパソコンを準備するうえでの導入方法について、よく比較される「レンタル」「リース」の違いやメリット・デメリットを、「購入」も入れて比較しながら見ていきましょう。
別記事でパソコンをレンタルする場合の「基礎」的な記事も書いておりますので、
レンタルを選択される際には一度お目通しくださいませ。
レンタル・リース・購入の違い
パソコン導入の方法として「レンタル」「リース」「購入」がありますので、まずはそれぞれの違いについて解説いたします。
| 固定資産税 動産保険等 |
レンタル会社負担 | リース会社負担 | お客様負担 |
|---|---|---|---|
| 故障時の対応 | 代替機の提供 | お客様にて修理 （メーカー保証期間中はセンドバック対応） |
お客様にて修理 （メーカー保証期間中はセンドバック対応） |
| 修理費用 | レンタル会社負担 | お客様負担 | お客様負担 |
| 廃棄対応 | レンタル会社へ返却 | リース会社へ返却 | お客様負担 |
| キャッシュフロー | 分割払い | 分割払い | 一括払い |
| 会計処理 | オフバランス （経費処理） |
オンバランス （資産計上） |
オンバランス （資産計上） |
レンタルとは、レンタル会社が保有する在庫のなかから、ユーザーが必要とするメーカー、機種、スペックの機種のものを選んで短期～長期間で利用するサービスです。
期間の延長や中途解約も行うことができます。※一部解約金の支払いがある場合があります。
レンタルの契約は、ユーザー・レンタル会社の2者間で行われます。一般的にレンタル料金の支払いの後に物件を貸し出す、という流れになります。
対してリースとは、ユーザーが必要とする資材や設備を、代わりに購入した「リース会社」から長期間借りて利用する契約です。購入するのではなく、あくまでも「借りる」契約であるため、導入時の初期費用を削減できるのが特長となっています。
リース取引は、ユーザー・リース会社・サプライヤーの3者間でおこなわれます。まず、リース会社が、ユーザーが指定する売主からユーザーが指定する物件を購入し、その後、ユーザーに物件を貸し出す、という流れです。
法人向けのパソコンレンタルメリット・デメリット
法人向けのパソコンレンタルのメリット・デメリットはどのようなものとなるのでしょうか。
法人向けのパソコンレンタルのメリット
短期利用から長期利用まで、自由に期間の設定ができる
企業運営の中で、研修やイベントなどで短期的に大量のパソコンが必要になるケースがありますが、利用日数は1日から1か月など短いケースがあります。 自社で購入して準備するには多大なコストが必要になりますが、レンタルの場合、必要な期間必要な台数を利用することが可能になります。また、長期の利用などは期間の縛りを設けて割引が割引が入ることもあるのでよりお得に利用することができます。
パソコンの更新・入替が簡単にできる
パソコン機器の寿命は3～5年と言われています。1日の使用時間や用途、使い方によって異なりますが、反応が遅くなる、突然電源が落ちる、固まる、ファイルが壊れるなど経年劣化で問題が増えていきます。 自社資産の場合、修理したり我慢したりの延命措置が取られるケースが多いようですが、レンタルをご利用の場合、3年契約などに設定しておけば、契約期間満了時に新しいパソコンへの切替えが簡単に行えます。（もちろん、問題がなければ延長というご選択をしていただくことも可能です。）
修理費用がかからない
精密機器であるパソコンには故障がつきものです。自社資産の場合（リースを含む）、修理費用は自社負担となります。 一方、レンタルの場合はレンタル会社やプランにもよりますが、レンタル会社が負担しますので基本的にはお客様の費用負担はありません。
直ぐに代替機が利用できる
自社資産の場合、故障が発生し修理を依頼するとその間パソコンが使えなくなります。 自社に予備のパソコンがあればいいのですが、古いパソコンしかないケースも多いと思います。 レンタルの場合は、レンタル会社やプランにもよりますが、故障報告を行うとレンタル会社が故障したパソコンと同等程度の代替機を送ってくれますので、直ぐにデータ移行すれば業務への支障は軽微になります。
パソコンに関する経費を平準化できる
法人用のパソコンは10万円を超えるパソコンも少なくありません。 複数台購入することになると多大なキャッシュアウトが発生します。 レンタルの場合は、長期プランで契約することで月額を抑えた定額の支払にすることが出来、キャッシュアウトを抑えることが出来ます。
廃棄手続き・費用が不要
パソコンは一般ごみとして処分は出来ません。 機種によってはリサイクル料金、廃棄費用が必要になります。 最近は無料回収も増えてきていますが、無料を装い別途費用が必要なケースも多いようです。 また、その手続きも自社で行う必要があり、担当部門の負担になっています。 一方、レンタルの場合はレンタル会社に返却するだけで業務を簡素化できます。 データ消去もレンタル会社が行いますが、不安な場合はデータ消去証明書（有料）を依頼することもできます。
法人向けのパソコンレンタルのデメリット
選択できる機種や台数に限りがある
購入やリースの場合、ユーザーが求める機種を選択することが可能です。 一方、レンタルの場合はレンタル会社の在庫の中から機種を選定することになりますので、ユーザーが希望するメーカー、機種、スペックの機種を選べないケースがあります。
長期利用では割高になるケースがある
長期間のレンタルの場合、パソコン本体の料金だけでは、同等機種の購入やリースと比べ割高になります。ただし、梱包やキッティング、故障時の対応などの管理工数を考慮し、人件費・管理費を考慮すると決して高くないと判断できるケースもあります。
法人向けのパソコンリースメリット・デメリット
続いて、パソコンリースのメリットを解説します。
法人向けのパソコンリースのメリット
最新機種を分割払いで導入できる
購入とは違い、最新機種が初期投資を行うことなく導入できます。初期投資が無いことはレンタルと同じですが、利用期間が想定より長ければレンタルより割安になることがあります。
ユーザーが希望する機種を導入できる
リースは、ユーザーが希望するパソコンをリース会社が代わりに購入し、それをリース（賃貸）します。そのため、ユーザーが希望するメーカー、機種、スペックの機種を導入できます。 レンタルの場合も希望するメーカー、機種、スペックを導入できるケースもありますが、レンタル会社の在庫から選ぶケースもあります。
法人向けのパソコンリースのデメリット
業務の負担が大きく、維持管理コストが高くなる
リースでは購入と同様に故障時の対応・修理・保守は勿論、返却時のデータ消去などもユーザーが行う必要があります。そのため、維持管理に関する業務負担が大きく、人件費コストなどを考えるとコストが高くなります。
中途解約が出来ない
原則、リース契約は中途解約が出来ません。万が一、中途解約する場合、想定リース料を満額支払わなければなりません。リースの契約期間も契約時に決めなければならず、使い方や機種により劣化したパソコンに対してリース料を支払い続けるケースが出てきます。リース期間の満了を迎えても、パソコン自体はリース会社の資産になりますので自社のものにはならず、買取りたい場合は別途買取費用が発生します。
法人向けのパソコン購入メリット・デメリット
法人向けパソコン購入のメリットとデメリットは以下の通りです。
法人向けのパソコン購入のメリット
長期利用が出来ればコストメリットが高い
使用状況や用途によっては耐用年数を超えても使い続けることが出来ることから、レンタルやリースと比較するとパソコン本体の料金は割安になります。ただし、パソコンの寿命は3～5年と言われており、それを過ぎると急激に故障率が上昇することから、修理対応・修理費用・代替機の準備などに業務負荷が増加するケースがあります。
パソコンの所有権が導入企業様にあるため、自由にカスタマイズできる
レンタルやリースと違い、所有権を導入企業様が保有している為返却の必要がありません。そのため、用途に応じた増設・カスタマイズが自由にできることから、ニーズに合わせた利用が可能になります。
法人向けのパソコン購入のデメリット
法人向けのパソコン購入のデメリットを解説します。
初期導入費用が高額になる
10万円のパソコンを1台だけの購入だと大きな負担はないかもしれませんが、10台、100台と台数が増加するとキャッシュフローに大きな影響を及ぼします。また、利益が出ている会社であれば一括償却することで節税効果が期待できますが、利益が出ていない場合、大きな負担となります。
維持管理コストの想定が困難
リースと同様に、故障時の対応・修理・保守サービスの確認、代替機の準備などが必要になります。そのため、急遽修理費用だけでなく新たな機器の導入費用も必要になり、コスト管理が難しくなります。
レンタル利用に向いている導入事例とは
ここまで、レンタル・リース・購入のメリット・デメリットを見てきました。 では、実際どのような企業様がレンタル利用に適しているかを導入事例とともにご紹介いたします。
短期的利用
通常業務とは別に、定期的なイベントなどや不規則に人員の増減が発生する企業様には、短期間でのパソコンレンタルが最適です。 例えば、定期的に「講習」「新入社員研修」「催事」「PCR受付センター運営」「ワクチン接種会場運営」「システム開発（プロジェクト）」を行っている企業様の短期間での利用が多くなっています。
通常業務利用
通常業務で利用するパソコンでも、一定数のパソコンが必要な企業様では維持管理のコスト・費用の平準化を目的にリース・購入からレンタルに切替える企業が増加しています。
まとめ―環境・用途に合わせた導入方法を
今回は、パソコンの導入方法やレンタルとリースを比較し、それぞれのメリット・デメリットをご紹介してきました。導入を検討する企業様の経営、人員状況、目的などで最適な導入方法に違いがあり、一概にはどれがいいとは言い切れません。
初期導入コストを抑えたいのか、トータルコストを抑えたいのか、はたまた余剰人員がいる・いないなど、さまざまな要素を勘案、総合的に判断のうえ、自社に最適と思われる導入方法をお選びください。
パソコンのスペックや料金、レンタル決定前に絶対に確認することなど、「基礎」的な記事も書いておりますので、レンタルを選択される際には一度お目通しくださいませ。
最後までご覧いただきましてありがとうございました。
引き続き皆様に有益な情報をお届けできればと思います。
